كيفية اعداد وكتابة التقارير فى المؤسات الرياضية

كيفية إعداد التقارير بالمؤسسات الرياضية:
ماهية التقارير:
التقارير تعتبر وسيلة من وسال الاتصال داخل المؤسسات الرياضية على اختلاف أنواعها وتخصصاتها وبدون التقارير يكون من الصعب على الإدارة السيطرة على المؤسسات وقيادتها بفاعلية وكفاءة، كما دائماً يتم رفع التقرير من مستوى تنظيمى إلى مستوى أعلى ويختلف شكل التقرير باختلاف المستوى التنظيمى المقدم إليه حيث يكون أكثر وضوح ومختصر ويحتوى على أشكال ورسوم بيانية.
ويعرف أحمد ماهر التقرير بأنه: "عرض لمجموعة من المعلومات المتعلقة بموضوع معين بقدر من التفصيل لعرض نتيجة معينة للإدارة".
كما يمكن تعريف التقرير بأنه: "عرض مكتوب يكون هدفه نقل معلومات أو تقديم توصيات أو مقترحات لموضوع معين أو مشكلة معينة ويتضمن العرض تحليلاً منطقياً واقتراحات وتوجيهات تتمشى مع نتائج التحليل.
أهداف التقرير:
يكون الهدف من إعداد كتابة التقارير داخل المؤسسات بصفة عامة والمؤسسات الرياضية بصفة خاصة فى مجموعة من العناصر تلخص فى الآتى:
1- تعتبر مصدر للمعلومات يمكن الرجوع إليها فى أى وقت.
2- تساعد على فهم واستيعاب المعلومات والحقائق داخل المؤسسة.
3- تساعد على إرشاد المسئولين لاتخاذ القرار.
4- عرض مشكلة من المشكلات التى تحدث داخل المؤسسة وعرض حلول لها.
5- الرد على ما يقال عن المؤسسة من المؤسسات الأخرى.
6- تحليل إيجابيات وسلبيات المؤسسة.
7- تحليل بيانات وحقائق مطلوب معرفتها بالتفصيل.
8- عرض إنجازات المؤسسة.
9- نقل أخبار وأنباء من وإلى المؤسسة.
ولكى يحقق التقرير أحد هذه الأهداف يجب توافر فيه مجموعة من الصفات هى كما موضح بالشكل التالى.
الوضوح

الإيجاز
الكمال
الدقة

يسهل فهمه واستيعابه بما يكفى لخدمة الغرض منه يغطى كافة جوانب الموضوع يحتوى على معلومات دقيقة

ومن خلال ما سبق يمكن التوصل إلى مجموعة من العناصر تجعل التقرير أكثر فعالية وهى:
1- أن يكون كاملاً دقيقاً، وصادقاً.
2- أن يكون مختصراً بقدر الإمكان ومبسطاً.
3- أن يكون موضوعياً يبعد عن الأهواء الشخصية والتحيزات.
4- له بداية ووسط ونهاية.
5- له ترتيب وتتابع منطقى.
6- وضوح اللغة ويكون مباشر.
7- أن يقدم فى الوقت المناسب.
8- يعتمد على الإيضاحات النهائية والرسوم.
9- أن يكون له خلاصة تعبر عن مضمونه.
10- أن يكون خالياً من الأخطاء.
فوائد التقارير داخل المؤسسات الرياضية:
فوائد التقرير

مساعدة الإدارة فى التخطيط والتنظيم والتنسيق والتوجيه والرقابة التوثيق والتسجيل تبادل
المعلومات تقديم معلومات
مرجعية
1- معاونة الإدارة فى أداء وظائفها المختلفة "التخطيط، التنظيم، التوجيه، الرقابة" وذلك من خلال ما يقدمه التقرير من معلومات عن سير العمل والمشكلات التى تظهر أثناء التنفيذ.
2- توثيق وتسجيل الأعمال "التى تمت والنتائج التى تم التوصل إليها والمشكلات التى واجهت العمل وأساليب معالجتها".
3- تبادل المعلومات "بين الوحدات والأنشطة المختلفة داخل المنشأة وداخل المؤسسة مما يسهل تحقيق أهداف المؤسسة".
4- معلومات مرجعية "نحتاج دائماً للرجوع إليها أثناء العمل داخل المؤسسة".
أنواع التقارير:
هناك العديد من التقارير التى تنتج وتتداول المؤسسات الرياضية وتختلف هذه التقارير باختلاف توقيت إصدارها ومحتوياته والشكل التى تظهر به، بما يخدم الهدف منها ويحقق احتياجات قارئها أو المستفيدين منها، ويمكن تقسيم التقارير إلى خمس مجموعات كما هو موضح بالشكل التالى:






أنواع التقارير


الزمن الهدف المحتوى الشكل التوجيه

- دورية - متابعة - مالية - وصفية - داخلية
- غير دورية - معلومات - أنشطة - سابقة التصميم - خارجية
- دراسات - أفراد
- تقييم أداء
1- من حيث زمن الإصدار:
وتنقسم إلى تقارير دورية وغير دورية:
أ- تقارير دورية:
وهى التى تغطى فترات زمنية ثابتة عادة ما تحددها نظم العمل بالمؤسسة أو قد يحددها القانون فى بعض الحالات وقد تكون هذه التقارير:
- يومية.
- أسبوعية.
- شهرية.
- ربع سنوية.
- نصف سنوية.
- أو سنوية.
مثل اجتماع مجلس إدارة النادى أو الاتحاد أو اجتماع الجمعية العمومية لأى مؤسسة رياضية
ب- تقارير غير دورية:
وهى التى تغطى فترات زمنية غير ثابتة وتختلف من تقرير إلى آخر وعادة ما يرتبط إصدار مثل هذه التقارير بوقوع أحداث معينة مثل حدوث مشكلة بين أعضاء النادى أو تقرير عن تنظيم بطولة أو دورة رياضية داخل أى مؤسسة رياضية.
2- من حيث الهدف من التقارير:
وتنقسم إلى أربعة أنواع:
أ- تقارير متابعة:
وهى التقارير التى تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو برنامج أو نشاط وهى عادة ما تتضمن عملية مقارنة بينهما وهو واقع فعلاً وما كان يجب أن يتم وفقاً للخطة أو البرنامج الزمنى الموضوع وتوضيح الانحرافات وتقديم تحليل بيان لها ومسبباتها وقد يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات تصحيحية أو تعديل فى إعادة توزيع الموارد المتاحة.

ب- تقارير معلومات:
وتسمى أحياناً تقارير إخبارية تتضمن تعليقاً يمثل وجهة نظر كاتب التقرير.
ويركز هذا النوع من التقارير على الحقائق مثل:
- تقرير عن عدد الأعضاء المترددين على النادى.
- تقرير الصيانة الدورية للملاعب.
- تقرير عن أسعار الخدمات التى يقدمها النادى.
ج- تقارير الدراسات:
وهى التقارير التى تعرض نتائج الدراسات التى تجرى داخل المؤسسة أو من مكاتب استشارية وقد يقوم بها أفراد من المؤسسة أو جهات أخرى متخصصة مثل:
- تقرير دراسة الجدوى الاقتصادية لإنشاء ملاعب جديدة داخل النادى أو إدخال خدمات جديدة للأعضاء.
- تقرير لتنظيم دورة أو بطولة رياضية.
د- تقارير تقييم الأداء:
وهى التقارير التى تقيم مستوى الأداء بمعايير موضوعة مسبقاً وتهدف هذه التقارير إلى الحكم على الكفاءة أو إعطاء درجات أو تقديرات تعبر عن مستوى الأداء خلال فترة التقييم وعادة ما تكون هناك قواعد لكتابة هذا النوع من التقارير تحدد أسلوب القياس ومقارنة الأداء الفعلى للمعايير ومن أمثلتها:
- تقارير تقييم أداء الأفراد.
- تقارير تقييم أداء إدارات معينة أو وحدات نشاط وقد يترتب عليها اتخاذ قرارات فى حالة وجود انحرافات كبيرة أو قد يكتفى أحياناً بالتوجيه أو تصحيح المسارات.
3- من حيث محتوى التقرير:
وتنقسم إلى ثلاثة أنواع كما يلى:
أ- تقارير مالية ومحاسبية:
وهى التقارير التى تعبر عن مواقف مالية وتتضمن معلومات مالية ومحاسبية ممثلة بالأرقام.
ب- تقارير الأنشطة:
وهى التقارير التى تعكس الأنشطة المختلفة بالمؤسسة.
ج- تقارير الأفراد:
وتتضمن معلومات عن الأفراد تمثل الجانب الشخصى والوظيفى للفرد وكذلك الجانب السلوكى.
4- من حيث شكل التقرير:
وتنقسم إلى نوعين كما يلى:
أ- تقارير وصفية:
وتكون محتوياتها فى شكل فقرات وصفية وتكتب بأسلوب قصصى أو روائى ومن أمثلتها:
- دراسات الجدوى وتقارير دراسة السوق واتجاهات الأعضاء نحو أنشطة النادى.
- دراسة النظام المالى ومعرفة احتياجات المستفيدين.
ب- تقارير سابقة التصميم:
وتكون فى شكل نماذج مطبوعة وعلى كاتب التقرير أن يملء بيانات وعادة ما يترك بها مكان للتعليق أو إضافة بيانات ليس لها مدخل بالنموذج ومن أمثلتها:
- تقارير الصيانة.
- تقارير تقييم أداء الأفراد.
5- من حيث توجيه التقرير:
وتنقسم إلى تقارير داخلية وخارجية.

أ- تقارير داخلية:
وهى التقارير التى توجه إلى هيئات داخلية أى التى ترفع للمستويات الإدارية المختلفة داخل المؤسسة أو إدارات أخرى داخل المؤسسة أيضاً ومن أمثلتها:
- تقارير متابعة الأنشطة.
- تقارير تقويم أداء الأفراد.
ب- تقارير خارجية:
وهى التقارير التى توجه من وإلى جهات خارج المؤسسة مثل جهات الرقابة الحكومية المختلفة والأجهزة المركزية والإحصائية ومن أمثلتها:
- تقارير تدريب العاملين.
- بعض التقارير المالية.
مراحل إعداد وكتابة التقارير:
تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بأربعة مراحل أساسية:
أ- مرحلة الإعداد:
والتى يتم فيها تحديد أهداف التقرير والتعرف على القارئ والاستخدامات المتوقعة للتقرير.
ب- مرحلة التنظيم والبناء الهيكلى:
يتم فى هذه المرحلة تصميم وتحديد ما يلى:
- المنطق العام للتقرير والأفكار الرئيسية ومدى ارتباطها بموضوع التقرير.
- الهيكل العام للتقرير الذى يجب أن يتضمن ثلاثة أجزاء أساسية وهى:
بداية التقرير:
وتشمل على:
1- صفحة الغلاف (عنوان التقرير، الجهة المقدم إليه، الجهة التى ترفع التقرير والتاريخ).
2- صفحة المحتويات.
3- المقدمة.
4- ملخص تنفيذى بالنتائج والمقترحات.
صلب التقرير:
ويشمل على:
1- المشكلة موضوع التقرير.
2- أهداف التقرير.
3- الجهات المشتركة فى التقرير.
4- مصادر البيانات المستخدمة.
5- عرض النتائج.
6- تفسير النتائج.

الخاتمة:
وتشمل على:
1- التوصيات.
2- الفهرس.
3- الملاحق.
ج- مرحلة الكتابة:
ويجب أن يراعى كاتب التقرير فى مرحلة الكتابة ما يلى:
1- أن يكون التقرير واضحاً وملخصاً ودقيقاً.
2- أن تكون الفقرات قصيرة ويتضمن كل منها موضوع واحد.
3- أن يكون الانتقال من فقرة لأخرى بسلاسة ويسر.
4- اختيار أسلوب الكتابة المناسب للقارئ.
5- استخدام وسائل الإيضاح المناسبة للمعلومات التى تعرض.
6- تجنب التكرار.
7- عدم وجود أخطاء لغوية.



د- مرحلة المراجعة:
هناك الكثير من القراء الذين يحكمون على التقرير ليس فقط وفقاً لمحتوياته ولكن أيضاً وفقاً لمظهره وعلى ذلك فإنه ينصح دائماً بمراجعة التقرير مراجعة دقيقة وخاصة فى المراحل التالية:
1- عند كتابة المسودة الأولى:
حيث يجب التأكد من:
- مدى ملاءمة أسلوب الكتابة.
- الالتزام بقواعد الكتابة.
- تكامل أجزاء التقرير.
- تسلسل المعلومات فى التقرير.
- الالتزام بقواعد اللغة وصحة الهجاء.
- التناسق والترابط بين الجمل والفقرات.
- عدم وجود أخطاء مطبعية.
2- قبل طباعة المسودة الأخيرة:
حيث يجب التأكد من:
- وضوح العناوين الرئيسية والفرعية.
- ترقيم الصفحات.
- صحة استخدام العلامات (الفصلة، النقطة، علامة التعجب، علامة الاستفهام).
- وجود عناوين الأشكال والرسوم والجداول.
3- قبل توزيع التقرير:
حيث يجب التأكد من:
- جودة الإخراج والشكل العام للتقرير.
- جميع النسخ كاملة وتحتوى على الملاحق.
- إرفاق خطاب مع كل نسخة يحدد به المطلوب من القارئ حسب موضوع التقرير.